Equipos virtuales vs equipos presenciales… ¿quién gana?

Gran parte de los desafíos que enfrentan las organizaciones hoy en día están relacionados con la incompetencia de los profesionales globales para trabajar en la virtualidad. Seguramente, muchos de nosotros nos hemos encontrado trabajando en proyectos con personas que nunca conocimos, de diferentes países, en diferentes idiomas y con diferentes zonas horarias, y no sólo eso, en la mayoría de los casos, nuestra productividad depende del trabajo de los demás.

Uno podría pensar que tales condiciones provocan inevitablemente ineficiencias, pero no es así. Los equipos virtuales pueden llegar a ser muy eficientes e incluso superar la productividad de aquellos presenciales. Un estudio realizado con 80 equipos de desarrollo de software en Estados Unidos, Sudamérica, Europa y Asia, demostró que los equipos virtuales pueden conducir a una mayor eficiencia y mejores resultados para las organizaciones, pero sólo si se efectúa una adecuada preparación y se logra una correcta gestión del equipo. Sólo de esta manera es posible alcanzar los grandes beneficios que traen consigo la virtualidad y la interculturalidad, y reducir al mínimo sus desventajas.

La falta de competencia para trabajar en la virtualidad es clara; Según un estudio realizado por RW3 Culture Wizard, una organización colega en los Estados Unidos, el 87% de los profesionales de las empresas multinacionales realiza parte de su trabajo en forma virtual, sin embargo, sólo el 16% recibe algún tipo de entrenamiento o preparación para ser efectivo en dicho contexto laboral. Además de esto, el estudio encontró que por lo general, en los equipos virtuales el proceso de toma de decisiones es más difícil, requiere más tiempo y que la ausencia de pistas visuales dificulta la colaboración y la creación de confianza entre sus miembros. No obstante, los mayores desafíos que se identificaron tienen su raíz en las diferencias culturales.

Más allá del hecho de “trabajar a la distancia”, los equipos virtuales y los equipos presenciales difieren en la forma en que sus miembros expresan sus opiniones, toman decisiones, manejan el conflicto, crean relaciones, lideran sus miembros, etc. Y si a esto le agregamos que las diferentes culturas tienen diferentes estilos para trabajar, comunicarse y relacionarse, resulta evidente la necesidad de crear las bases para optimizar el funcionamiento de un equipo virtual.

A continuación ofrecemos algunas pautas para lograr que los equipos virtuales de tu compañía sean tan o más eficientes que los presenciales:

  1. Crea las reglas del juego: Es claro que todos los equipos necesitan de procesos adecuados para controlar cómo se hace el trabajo, coordinar quién hará qué, saber cómo se tomarán las decisiones y qué pasa cuando alguien no está cumpliendo con lo esperado.
  2. Comunica menos pero de manera correcta: Muchos líderes de equipos virtuales, asumen equivocadamente que una gran cantidad de reuniones y actualizaciones por correo son útiles para asegurarse de que todos están bajo la misma sintonía. Esto puede llevar fácilmente a una sobrecarga de información y a que las personas ignoren información que puede ser realmente valiosa.
  3. Promueve los conflictos y las relaciones: El conflicto en los equipos multiculturales debe apreciarse, ya que por lo general conduce a mejores soluciones. Sin embargo, los conflictos pueden convertirse fácilmente en problemas personales dentro de los equipos, debido a la falta de empatía y confianza entre los miembros. Es por eso que algunos expertos recomiendan que los equipos fortalezcan sus relaciones sociales a través del uso de redes sociales, de conversaciones informales al inicio de las reuniones y de coffee breaks virtuales.
  4. Convierte las diferencias culturales en una ventaja competitiva: Ofrece a tu equipo la oportunidad de hacerse consciente del impacto que tiene la cultura de cada uno en el trabajo con los demás, de conocer como sus valores y estilos de trabajo difieren a los de los demás y de aprender a desenvolverse efectivamente en un contexto multicultural.
  5. Conviértete en un creador de momentos: Hay cuatro tipos de momentos que pueden marcar la diferencia en el rendimiento de los equipos globales. Consúltalos haciendo clic aquí.

¿Qué acciones has puesto en práctica para optimizar la productividad de tu equipo virtual?

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4 comments on “Equipos virtuales vs equipos presenciales… ¿quién gana?

Fantástico post. En la distancia, los equipos virtuales a menudo se sienten desplazados, como si fueran un islote en medio del mar y sin contacto con la organización central. Es por ello que en mi caso trato de tender ‘puentes’ desde cada uno de mis comerciales virtuales hacia la organización, mediante:

a) Reuniones presenciales one-to-one en la sede central.
b) Reuniones presenciales one-to-one en la zona donde reside el comercial virtual.
c) Reuniones presenciales de equipo en la sede central.
d) Coffee breaks virtuales, para tener momentos en los que el equipo pueda relacionarse socialmente entre ellos y hablar de cosas ‘fuera’ del trabajo.
e) Salidas comerciales específicas para el equipo virtual, en el cual pasamos 1/2 días al año en una ciudad ‘neutral’, para actividades exclusivamente de ocio.

Por otra parte, la comunicación con el equipo es algo fundamental, puesto que como bien decís en la entrada, no se debe abusar de ella. En este sentido:

a) Monográfico virtual para tratar asuntos específicos de trabajo, cada dos semanas.
b) Reunión virtual mensual one-on-one
c) …

En cualquier caso, es fundamental que la agenda de reuniones se establezca con la suficiente antelación, y que se deje cerrada para todo el año, de cara a que todos podamos gestionar adecuadamente nuestro tiempo.

Shirley Saenz Post author

Hola Miguel Angel,
Gracias por compartirnos tus buenas prácticas. Todas esas cosas que mencionas sin duda contribuirán a la efectividad de tu equipo virtual. ¿Han organizado ya algunas sesiones de entrenamiento intercultural? Que el equipo sea sensible a las diferencias culturales que existen dentro del mismo es fundamental para optimizar la comunicación, fomentar la confianza en el equipo, y sobre todo, aprovechar las ventajas que se pueden sacar de un equipo culturalmente diverso: Mayor creatividad, innovación, productividad, etc.

Muchas gracias por este fantástico artículo. Solamente hay una cosita con la que no estoy de acuerdo, en equipos virtuales es importantísimo comunicarse y amplificar todos los canales de comunicación. Si bien tienes razón cuando dices que no se debe bombardear a la gente con correos innecesarios, creo que es importantísimo hacer un esfuerzo en comunicarnos, compartir lo que estamos haciendo, intentar encontrar sinergias y mantener una buena onda gracias a una comunicación positiva. Cuanto más claros estén los procesos más eficaz será esta comunicación y menos se verá como algo pesado e innecesario. Seguiremos atentos vuestros otros posts. Muchas gracias!

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