Siguiendo los pasos globales del email

La tecnología sigue avanzando a pasos agigantados, al punto que en ciertas ocasiones, nos es difícil seguirle el paso. Plataformas de aprendizaje online, comunidades de colaboración virtual, redes sociales internas, variedad de herramientas de video conferencias, etc. Sin embargo, aunque el futuro nos pase por encima, hoy por hoy, el viejo y conocido email sigue siendo la herramienta de comunicación empresarial más popular, de acuerdo a un reciente estudio.

De hecho, el email ha estado entre nosotros al menos desde 1993 sin que ningún avance tecnológico haya podido derrotarlo. Muchos de nosotros nos hemos sumergido en el ámbito laboral con los emails en pleno funcionamiento y nos es difícil imaginarnos un trabajo sin la necesidad de mandar emails. Ahora bien, por más presentes que estén en tu vida profesional, ¿qué tan efectivo piensas que eres con tus emails? ¿Cuándo fue la última vez que tuviste un entrenamiento sobre cómo enviar emails efectivos? ¿Qué tan preparado estas para enviar un email apropiado para un colega de la india, de Canadá o de México? Seamos honestos, muchos de nuestros emails los escribimos a las apuradas y sin mucha atención sobre cómo podría interpretarlo el lector. No es una sorpresa que gran parte de los choques culturales tengan sus orígenes en los emails.

A la hora de enviar emails cruzando las fronteras, tenemos que tener en cuenta que no existe una “medida única” para todas las culturas. Sin embargo, Julie Briggs, una escritora internacional, nos recomienda 4 maneras de dominar la etiqueta internacional de los emails:

  1. Ante la duda, mejor inclinarse hacia la formalidad

EmailsLas personas de diferentes culturas tienen distintas expectativas sobre cómo prefieren ser tratadas. Por ende, durante los primeros intercambios de emails y hasta que conozcamos un poco más a nuestra contraparte, es recomendable mantener un tono algo formal. Mira lo que le sucedió a un argentino enviando emails “demasiados informales” a un colega mexicano.

  1. Presta atención a las zonas horarias

Si te encuentras trabajando con alguien ubicado en el otro extremo del planeta, muy posiblemente recién pueda leer tu email el día siguiente. Si bien esto puede ser una excelente manera de que un equipo esté operativo las 24 horas, cuando tienes un requerimiento urgente, necesitarás gestionarlo adecuadamente para evitar demoras extras.

  1. Mantenlo simple

Si vas a enviar un email a un colega que no habla tu lengua nativa, asegúrate de utilizar frases simples sin jergas innecesarias. Esto incluso también aplica cuando te comunicas con personas que hablan tu mismo idioma, pero son de diferentes países. Entre países de América Latina abundan los casos de choques culturales por malas interpretaciones de lo redactado en un email, por más que hablen español!

  1. Complementa con otros medios de comunicación

A la hora de comunicarnos de manera virtual, los emails ofrecen varias ventajas por sobre otros medios de comunicación, como el teléfono o el chat. Sin embargo, también presentan algunas limitaciones, como es la falta de elementos no verbales que nos faciliten la interpretación del mensaje. Es por ello que es importante combinar estas herramientas para lograr la mezcla perfecta que nos permita minimizar la posibilidad de malos entendidos con colegas extranjeros.

¿Qué otras sugerencias y recomendaciones harías para mejorar la comunicación vía email con colegas internacionales?

Por Marcelo Baudino
Consultor y formador intercultural
Linkedin: https://ar.linkedin.com/in/marcelobaudino

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