¿Dónde debería reunirse un equipo global?

Los equipos globales funcionan mejor cuando sus miembros pueden conocerse en persona.  Esto les da la posibilidad de generar vínculos más estrechos, al punto de hacerles más fácil el agarrar el teléfono y contactarse cuando surge algún problema, y claramente aumenta la efectividad en la colaboración. Sin embargo, mientras los equipos se dispersan entre cada vez más países, no siempre es posible ofrecer la posibilidad de encontrarse cara a cara: los presupuestos limitados de viajes, la disrupción que puede generar en el trabajo y en las familias y la enorme huella de carbono asociada a los viajes internacionales, exige ser estratégicos a la hora de planificar cómo reunir al equipo.

Ahora bien, si un equipo finalmente lograr coordinar una reunión presencial, ¿dónde sería la mejor opción para reunirse? Muchos líderes optan por un offsite (un lugar fuera de la compañía) para reunirse en los inicios de un proyecto con el fin de solidificar las relaciones. Sin embargo, de acuerdo a un estudio realizado por Mark Mortensen, las reuniones offsite tienen pocos efectos duraderos, mientras que las visitas a las oficinas locales, donde los miembros del equipo pueden trabajar a la par de sus colaboradores distantes, aprendiendo unos de los otros, mejora la colaboración en el largo plazo.

¿De qué manera las visitas a las oficinas son mejores?

De acuerdo a un estudio conducido por Pamela Hinds y Catherine Cramton, los encuentros de los equipos globales en las oficinas son mejores de 3 maneras:

1. Las personas conversan más sobre el trabajo

Traspasar la barrera de la virtualidad, y ponerse a trabajar juntos, permite lograr más transparencia en sus procesos de razonamiento, lo que crea un entendimiento más profundo de los estilos de trabajo y las capacidades de cada uno.

2. Las personas revelan más información personal y socializan más

Aunque esto también sucede en las visitas offsite, durante las visitas en la oficina hay más oportunidades para interacciones uno a uno con colegas, ya sea en los almuerzos o en los breaks del café. Pero las personas también socializan fuera del trabajo. En muchas ocasiones los anfitriones suelen invitar a los visitantes a sus casas para cenar, o a un evento deportivo, transmitiendo información valiosa sobre la cultura de las personas y la vida personal de la gente. El estudio demostró que luego de las visitas, los colegas tienen un sentido mucho más claro de la vida de las personas con quienes trabajan, lo que es importante para ellos, y cómo colaborar.

3. La posibilidad de una inmersión cultural

Los visitantes actúan como antropólogos, observando el comportamiento de sus colaboradores dentro del contexto social donde residen. Esto es una enorme ventaja de las visitas a las oficinas locales ya que permite a los visitantes conocer cómo actúan, piensan y reaccionan sus colegas en el contexto local. ¿A quiénes piden consejo ante un problema? ¿Cuándo se comunican, utilizan mucho lenguaje no verbal? ¿Cuánto invierten en crear relaciones informales con sus colegas locales? Esto nos ofrece pistas concretas para entender cómo encajan las personas en los tejidos sociales del país anfitrión, cómo se relacionan entre sí y cuáles sus roles. También es posible tener una mejor idea de la personalidad de sus colaboradores.

Encuentros presenciales

Luego de la visita, el estudio descubrió que los miembros de un equipo responden más rápidamente porque están más confiados en que no habrán malentendidos ni ofenderán a sus contrapartes. También la frecuencia de la comunicación es más elevada luego de la visita y hasta se percibe mayores niveles de satisfacción laboral. Los offsites, en cambio, tienden a enfocarse menos en el trabajo uno a uno durante un día, lo cual elimina muchos de estos beneficios.

La clave es que los miembros de un equipo tengan conexiones personales y no estén reticentes a contactar a sus colegas remotos cuando lo necesiten. Un programa de sensibilidad cultural puede contribuir a optimizar los resultados de las interacciones presenciales de un equipo global. Porque si a los visitantes no se les ofrece recibimiento cálido, ni se sientan cerca de sus anfitriones en la oficina, o no se sienten bienvenidos, las tensiones pueden aumentar y la visita puede fracasar. Sin embargo, una visita local bien orquestada puede contribuir en gran medida a crear las bases de un equipo global de alto desempeño.

¿Formas parte de un equipo global? ¿Cada cuánto se reúnen presencialmente? ¿Lo hacen offsite o en las oficinas locales?

Por Marcelo Baudino
Consultor y formador intercultural en América Latina
@marcebaudino

 

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2 comments on “¿Dónde debería reunirse un equipo global?

Los Offsite, siempre serán mejores si las reuniones de trabajo requieren de concentración total, normalmente las reuniones en las oficinas, siempre son bombardeadas por infinidad de interrupciones.

    Marcelo Baudino Post author

    Muchas gracias Giovanni por tu aporte! Me da la sensación que hoy en día gran parte de las interrupciones son electrónicas: celulares, tablets, laptops, etc. recibiendo mensajes e email permanentemente. Esto sucede también en los offsites. Por otra parte, interesante analizar los beneficios que plantean las reuniones en las oficinas locales de acuerdo a los estudios. Saludos!

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