10 buenas prácticas que debes implementar en tus videoconferencias

Las tendencias de trabajo van cada vez más en dirección hacia una colaboración global, lo cual nos exige el uso diario de herramientas de comunicación virtual para reunirnos, coordinar esfuerzos, atender a clientes, y trabajar en equipo con personas ubicadas en cualquier parte del mundo. Es así como las videoconferencias se han convertido en una de las herramientas fundamentales para las interacciones corporativas. Sin embargo, hemos visto muchos casos en los que la misma tecnología, algunos malos hábitos y la falta de algunas habilidades, hacen que esta maravillosa herramienta que une las distancias, se convierta en fuente de frustración e improductividad. Te compartimos aquí 10 consejos muy sencillos que te ayudarán aprovechar efectivamente esta herramienta:

1. Únete a la videoconferencia al menos 10 minutos antes del inicio de la reunión. Debes asegurarte de que tus accesorios estén funcionando correctamente y descargar las aplicaciones que la videollamada requiera. Acude a tu mesa de ayuda si es necesario.

2. Presenta de antemano instrucciones de cómo reiniciar la video llamada (si es necesario) o reconectar a alguien que se haya desconectado.

3. Recuerda a todos que pongan su micrófono en mudo mientras no están hablando, ya que los equipos de videoconferencia transmiten y elevan tanto el volumen de la voz como de los ruidos en el ambiente (Ej. el aire acondicionado, el movimiento de papel o incluso los ruidos del tráfico). Estos ruidos hacen además que la cámara se enfoque en la ubicación de donde provienen los ruidos.

4. Si no hay opción de video y sólo se trata de audio, y/o las personas son nuevas o acaban de conocerse, puedes pedirles que digan sus nombres al hablar para que sea posible reconocerlos. Especialmente cuando hay más de 5 personas.

5. Evita los monólogos. Realiza pausas y formula preguntas a los participantes periódicamente para conocer sus comentarios y dudas. Esto te permitirá saber que están conectados y siguiendo la conversación.

6. Utiliza ayudas visuales como gráficos e infografías para facilitar la compresión de que necesitas transmitir.

7. Habla despacio y espera un poco para escuchar las respuestas de los demás. En muchos casos hay delay (demoras) y el mensaje no llega al mismo tiempo que está siendo transmitido.

8. Ocúpate de la inclusión de la diversidad cultural en la virtualidad. Diferencias culturales en el manejo de reuniones, participación e interacción entre los participantes, pueden estar limitando los aportes de las personas.

9. Si estás con varias personas en la misma sala, evita entrar en conversaciones con éstas. Los que están en ubicaciones diferentes pueden sentirse excluidos y su nivel de compromiso con la reunión puede bajar.

10. Envía de antemano una agenda con los temas a tratar y cierra la videoconferencia con una verificación de los acuerdos alcanzados.

¿Ya estas aplicando algunas de estas buenas prácticas? ¿Cuál te parece la más importante? ¡Comparte tus experiencias!